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【リファレンスチェック】現職への在職確認。怖い?面倒?内容を解説

リファレンスチェック 転職の悩み 面接

【リファレンスチェック】現職への在職確認。怖い?面倒?内容を解説

【リファレンスチェック】現職への在職確認。怖い?面倒?内容を解説

 

「リファレンスチェック」って何・・・?
どんな流れ・内容なんだろ・・・怖いな
今回はそんなお悩みを解決します。

(2022年2月4日 追記・更新)

 

<この記事を書いている人>

◆ 転職エージェント歴16年&自身も5回の転職を経験。

◆ 転職、うつ、エージェント経験から読む方の転職・人生を豊かにします。

◆ 転職系の企業メディアへのコラム寄稿依頼も頂いています。

ブログ村「転職」カテゴリ1位、当サイトから転職エージェント登録多数あり。

 

今回の記事では、特に外資系の企業の役職クラスへの転職では必ずと言っていいほど行われる【リファレンスチェック】について。

その目的・内容・対策をお伝えします。

 

これを読めば・・・

この記事を読んでいただければ慌てる事なく、チャンスに変えることができます。

最近は一部の国内企業でも行われているので、この機会に正しい内容を理解しておくと良いでしょう。

 

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こんな方にオススメ

  • 転職活動で外資系を受けようと思っている
  • 転職活動をしていることを現職に知られたくない
  • 受けようと思う企業に「リファレンスチェック」ありと言われた

 

【リファレンスチェック】現職への在職確認。怖い?面倒?内容を解説

【リファレンスチェック】現職への在職確認。怖い?面倒?内容を解説

リファレンスチェックを行う目的

アメリカの転職市場では必ずと言っていいほど行われているリファレンスチェック

日系企業ではまだあまり馴染みがないですよね。

 

 

そもそも「リファレンスチェック」ってなんのことでしょうか?

 

リファレンスチェックとは?

日本語では「在籍確認」を指しますが、転職では『前職にその人の評価を聞くこと』を指します。

 

わかりやすく言うと、私たちがクレジットカードを作る時やローンを組む時って、在籍企業に確認の連絡が行ったりしますよね?

あれも一種のリファレンスチェック(在籍確認)なんです。

 

現実にはすでに一部の国内企業、外国系資本が入っていたり、大規模企業など特に役職がつくポジションでは行われているところもあります。

メモ

現に私も受けたことがありました。(しかし法に則ったものではなかったので辞退しました)

 

リファレンスチェックを行う目的は・・・

ポイント

候補者に対して「採用に値する人物かどうかを確認する」ためです。

 

書類や限られた時間での面接ではなかなか知ることができない、隠れた情報がないか?

それを在籍している企業、離職中であれば、直近の企業などの第3者に確認をする作業を指します。

 

リファレンスチェックは日系企業でも2割は行う

日本語にすると「参照」で、身元確認、経歴及び人物確認、職務スキル確認を確認することで

ポイント

  • ミスマッチをなくす
  • 書類や面接でわからない部分を確認する
  • 信頼関係の構築(安心感を持っての採用)

これらがその<目的>です。

 

エンワールド社が「リファレンスチェックの実施について」のアンケートを取りました。

(有効回答数:303社 外資系企業:52% 日系企業:48%)

リファレンスチェック実施企業アンケート

出典SalesZine「エンワールドジャパン調査」

 

「外資系企業では約6割」が実施しているのに対して「日系企業では2割程度」です。

 

リファレンスチェックは採用前提で行われることが多い

外部からの役員採用だったり、幹部クラスの役職者は必ず行われます。

しかし、現在は一般の社員でも行われることも少なくありません。

 

結論から言うと、「疑う」ことを目的とするものではなく・・・

ポイント

むしろ「採用の方向で考えている」前提で行われる最終チェックだと思ってください。

それを表しているのが「行うタイミング」の調査結果です。

 

リファレンスチェックのタイミングアンケート

出典SalesZine「エンワールドジャパン調査」

 

外資系も日系も「最終面接が終わった後」と言う回答が半数を超えています。

なので、よっぽど重大な経歴詐称や犯罪歴がなければ、内定を取り消されると言う事はほぼありません。

 

次の項目では、なぜリファレンスチェックを選考途中で行うのか?

その理由について解説します。

 

 

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リファレンスチェック=現職確認を選考段階で行う理由

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リファレンスチェックで「採用意図とのズレ」を見るために行う

どうして採用後の確認じゃいけないの・・・?

 

企業も費用を使って採用活動をしているので

  • 労力を最小限にして
  • 入社後のミスマッチをなくす

これを実現したいという思いがあります。

 

リファレンスチェックが行われる目的は前述の通りですが・・・

ポイント

1番のポイントは採用する側が求めている「職務スキルのズレ」がないかどうかを見ます。

 

例えば、「英語が話せる」と候補者が言っていたとしても、

実際にビジネスで利用していなくてメールのやりとり程度

英語でのビジネスカンファレンス(会議・商談)などの経験はなかった

と言った細かい部分でのギャップを確認するために行います。

 

また、現職(離職中の場合は直近の企業)で一緒に働いていた上司などから、客観的な意見を聞く事で面接で本人から語られた部分とのギャップも確認します。

 

メモ

アメリカではリファレンスチェックはオーソドックスです。

日本でも英文で書類を出す際には、あらかじめ確認をとって欲しい人物の(もちろん本人確認をした上で)連絡先を数名明記したりします。

 

日系企業では影響が大きいのに認知が低い問題

アメリカなど欧米では当たり前に行われていることから、推薦する側も対応に慣れているいる風潮があります。

しかし下記のアンケートの通り「採用への影響」には日系企業と多少のずれがあります。

 

リファレンスチェックの採用への影響アンケート

出典SalesZine「エンワールドジャパン調査」

 

しかし日系企業では影響度合いが8割を超えているにも関わらず問題も。

 

その認知度が低いことから・・・

注意

推薦者に指定した人が対応に慣れていない場合も多いんですね。

 

後の項目では

  • リファレンスチェックの全体がどう流れて
  • 推薦者にどう質問がどんな内容で聞かれるのか

ここをガッツリ解説します。

 

参考

ちなみに、採用企業が本人の同意なしに現職(離職中の場合は直近企業)へ連絡することは「個人情報保護法23条」で禁止されています。

出典e-GOV 法令検索

 

外資系に転職されるならば絶対に抑えておくべき内容です。

国内企業でも

  • 役職者として転職する場合
  • 大規模な企業への転職の場合

など、今後リファレンスチェックがあるものと思って準備をしておいたほうが良いでしょう。

 

 

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リファレンスチェック=現職への確認が行われる流れ

リファレンスチェック=現職への確認が行われる流れ

では実際にどうのようにしてリファレンスチェックが行われるのか?

その流れを解説します。

 

リファレンスチェックの流れ

  1. 採用企業 → 推薦者の連絡先提出依頼
  2. 候補者 → 推薦者へ「推薦者の承諾」と「連絡先提出の承諾」を得る
  3. 候補者 → 採用企業へ推薦者の連絡先を提出
  4. 採用企業 → 推薦者へ連絡
  5. 推薦者 → 採用企業へ候補者について回答

 

順に解説していきますね。

 

1.採用企業 → 推薦者の連絡先提出依頼

リファレンスチェックを行うには3つのパターンがあります。

 

1)採用企業が直接、推薦者に連絡をする

この場合は、採用企業から候補者に「リファレンスをとって良い推薦者」1〜2名の連絡先の提出を求めます。

そして採用担当者から直接推薦者へリファレンスチェックを行うパターンです。

 

2)エージェントが採用企業に代わって行う

この場合は、エージェントが候補者から推薦者を教えてもらい、採用企業に代わって行います。

 

3)第3者機関が行う

これは金融機関に多い内容で、総合的な客観的視野から取ることを目的にリファレンスチェック専門の機関に委託をします。

現在はこういったバックチェック専門の企業も多く存在しています。

 

推薦者にはいずれかから連絡が行くため、あらかじめ

  • メールか電話かの「手段」
  • どこから連絡が行くかの「連絡元」

これを確認の上、推薦者へ正確に伝えてトラブルにならないようにしましょう。

 

2.候補者 → 推薦者への承諾と連絡先提出の承諾を得る

1でどこから連絡が行くにしても「推薦者の承諾」が必要です。

こちらも「個人情報」なので、前述の法律の通り勝手には出すことはできません。

急に知らないところから連絡がきたら推薦者の人を驚かせてしまいますよね。

 

推薦者になるのは・・・

基本的に推薦者となるのは一緒の仕事をしていた上司を含む、それ以上の役職者になります。

 

これは「部下」「同僚」だと話を盛って、いいように話をさせていると考えられる可能性があるためです。

なので上司、もしくはそれより上の役員クラスになります。

 

アメリカでは2名ないし3名指定されることも多々ありますが、文化的に慣れているため日本ほど苦にはなりません。

 

3.候補者 → 採用企業へ推薦者の連絡先を提出

無事に推薦者から承諾が取れたらそれを採用企業、またはエージェントへ提出します。

第3者機関が行う場合は、採用企業からあらかじめ候補者へそれが伝えられ、連絡先を委託先である第3者機関へ送られます。

 

ここから先は候補者側では何もする必要はなく、実際に行われるリファレンスチェックの結果を待つことになります。

 

4.採用企業(or エージェント o r 第3者機関) → 推薦者へ連絡

そしてここで実際にリファレンスチェックが行われます。

どんな内容に対して、どんな質問があるかは後の章で詳しく記載しますね。

 

日本では推薦者の立場を経験したことのない人も多いため行われるまでの間に

  • 質問内容をあらかじめ伝えて打ち合わせをしておく
  • 履歴書と職務経歴書をデータで推薦者に送っておく

これをしておくだけで、一緒に勤務した期間などにズレが生じたり、質問に驚いたりする心配もなくなります。

 

5.推薦者 → リファレンス実施先へ候補者について回答

4であらかじめ対策を打っておけばここはもう心配はいりませんね。

メモ

ただし、あまり関係性が固くなかったり推薦者となる人がいない場合。

リファレンスはランダムに行われる可能性もありますので、できるだけ信頼のおける人に依頼しましょう。

 

このような流れで採用企業は、

  • 候補者の面接での主観での評価
  • 第3者の候補者への客観的な評価

これらをもとに相対的な最終評価を出します。

 

もちろん「選考」なので100%落ちないとは言えません。

しかし、リファレンスチェックは内定を最終判断するために行われます。

嘘の内容だったりしなければほぼ内定が取り消されることがないのが通常です。

 

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リファレンスチェックでの現職への確認事項

リファレンスチェックでの現職への確認事項

前項の4、5でリファレンスチェックが行われるわけですが、実際にはどんな内容を確認しているでしょうか?

大きくは3つのポイントに絞られます。

 

1:基本内容・勤務状況

ここでは主に関係性や勤怠についての質問があります。

 

< 確認内容 >

  • 候補者との関係性
  • 候補者と一緒に仕事をしていた期間
  • 候補者の業務内容(部署、ポジション、勤務期間など)
  • 候補者に欠勤や遅刻、早退が多くなかったか?
  • 候補者が残業が多かったか否かについて

 

2:勤務態度・コミュニケーション

ここでは主に働きぶりや対人関係についての質問があります。

 

< 確認内容 >

  • 候補者の人柄や印象はどうか?
  • 一緒に仕事をしていてどう感じたか?
  • 全体との協調性は取れていたか?
  • リーダーシップや仕事のスタイル、周囲への影響力などは?
  • トラブルに対する応対はどうだったか?

 

3:業務スキル

ここでは採用企業で必要なスキルを習得・実践していたかどうかの質問があります。

 

< 確認内容 >

  • 業務での主な実績については?
  • また一緒に仕事をしたいと思うか?
  • 日常業務での英語使用状況、会議や商談でのスキル確認(英語が必要な場合)
  • その他、採用企業の業務で必要なスキルの習熟度や現在(勤務時)の使用頻度など

 

主に書類の期間が間違っていないか?

面接ではわからなかった人柄はどんなものか?

を確認して「安心するための材料」としてこれらの質問をします。

 

 

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リファレンスチェック時の現職での注意点

リファレンスチェック時の現職での注意点

リファレンスチェックが行われる時は、候補者側と企業側で「注意しなければいけないポイント」がありますので解説します。

 

1.推薦者となる人が見つからない

リファレンスチェックで推薦者がスムーズに見つかれば良いのですが、推薦者となってくれる対象がいないことも考えられます。

 

ポイント

その時は、その旨採用企業またはエージェントに正直に伝えましょう。

 

ただし印象としては仕事で信頼関係ができていないのかな?と捉えられてしまう可能性がある事は認識しておきましょう。

 

2.適切な人を選び、丁寧にお願いする

推薦者となる人が見つかり承諾を得る時にも、その人の貴重な時間をもらうわけです。

信頼関係があっても丁寧にお願いをして、前述の通り

  • 履歴書・職務経歴書をデータで送る
  • 想定質問の内容を伝える

など相手が困らないように打ち合わせをしましょう。

 

【 会社に転職活動をしていることを知られたくない場合 】

中には会社には採用が決まってから言うつもりで、ナイショで活動している方もいらっしゃると思います。

 

ポイント

その時は、採用企業に伝えた上で現職ではなく、その前に在籍していた企業の上司に頼むことも許されることがあります。

 

間にエージェントを介しているなら、エージェントにも相談をしておきましょう。

 

3.事前に告げられず勝手にリファレンスチェックされた

これは採用企業、エージェントを介しているなら、エージェントが候補者に承諾を取らないまま確認をしたことになり個人情報保護法に抵触します。

 

これによって会社に転職活動がバレて・・・

注意

まだ辞めるかも決めていないのにいづらくなるなど訴訟に発展するケースもあります。

ですので、エージェントも必ず伝えて承諾を得る義務があります。

 

私は過去に直接応募した企業(国内の大手企業)が勝手に現職に電話をかけ、総務の人がとって答えて私に教えてくれました。

幸い、その人以上に広まる事はなかったのですが、非常識だと思い選考を辞退したことがあります。

 

個人情報を雑に扱う企業は考え直したほうが良いでしょう。

 

4.内定の取り消しについて

内定を出したら勤務が始まる前とは言え「労働契約は締結されている」状態です。

メモ

正式な契約名は「始期付解約権留保付労働契約」と言うややこしい名前です。

 

どういうことかと言うと、会社の経営が傾いたとか、候補者が犯罪を起こしたなど「解約に合理性がある」ものしか内定の取り消しは認められません。

 

なので、リファレンスチェックを行った結果、

  • 重大な経歴詐称
  • 犯罪歴を隠していた
  • 反社会的勢力との関連性

など、解約が相当とみなされる場合に限り内定を取り消すことができます。

 

もしもリファレンスチェック後に内定取消を言われたら、理由をしっかり聞いて合理性があるかを判断する必要があります。

 

以上のことに注意をしておけばリファレンスチェックはそれほど怖いものではありませんので安心していきましょうね。

 

リファレンスチェックは今後当たり前に。正しい理解と現職との共有を

リファレンスチェックは今後当たり前に。正しい理解と現職との共有を

今回の記事は少々長くなりました。

それだけ外資系企業や金融機関、そして一部の大企業で行われているリファレンスチェックについて理解を深めてほしいと思います。

 

初めて聞いた方には面倒くさい内容だなぁと思われたかもしれません。

しかし、新卒を一括採用しないアメリカでは当然のように行われており、エージェントは日本と違い有料のためここを重要視するわけですね。

 

この記事を最後まで読んでいただいたあなたは、外資系企業でのリファレンスチェックに臨むか、転職でリファレンスチェックという言葉を聞いたことと思います。

 

グローバルな考え方

「転職にはリファレンスチェックがある」

 

このことを最初から心に持っていれば、職場での人間関係の作り方や周囲への協力の仕方も変わってくるのではないでしょうか?

その意味では、内定までに1プロセス増えるものの、お互いが安心なのと信頼感を持って入社できる仕組みです。

 

リファレンスチェックがいつきてもいいように転職エージェントとのタッグで活動することもオススメです。

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