憶測での伝達は危険!相手を不快にさせる危険性あり!

ビジネス
スポンサーリンク

こんにちは!Kazutomoです。

さて、今回はビジネスシーンにおけるコミュニケーションの中で「伝え方」についてこんな間違いしていませんか?ということを書いていきます。

正確に伝えることの重要性についてです

事実を簡潔に伝え疑問の余地を残さない

ビジネスシーンでは一つ一つの伝達が業務に影響したりとても重要なものです。

個別に伝えるとき、会議などで伝えるとき、あなたはどういった伝え方をしていますか?

結果・検証・課題・計画・行動、この順序、内容で伝えられていますか?

このどれか一つでも欠けると他の人からの質問やツッコミが入る事が考えられます。

伝えるときは相手が疑問に思うであろうことを先に潰しておく作業がとても大事です。

上記はPDCAを一通りやってみてActionの結果からの流れを説明しています。

会議で突っ込みたくなってしまう伝え方の多くが、伝えたい内容があっちへこっちへとっ散らかって結局何が言いたくて何をしようとしてるのかが分からない、というものです。

これが会議時間の延長になったりすると皆がイライラとしてきてしまいます。

究極、上記の「結果・検証・課題・計画・行動」これ一文ずつで伝える事ができれば完璧ですが、他者に伝えるのにもう少し補ってできるだけ少ない言葉のボリュームで伝えるイメージを持ってみてください。

私もいくつかの会社に在籍して会議が長い所は、結論が出ないところも多いということを経験しました。

自分の考えをうまく伝えられないと悩んでいるあなたは是非上記の「結果→検証→課題→計画→行動」の流れで話すよう準備してみてください。みんな黙ってても心の中で「おぉーっ!」と思っていることと思います(にやり😁)

結果を先に伝える事が重要なんですね

憶測での伝達は相手を不快にするだけ

これは私が経験したことでもあるのですが、同じチームの人でアポイントが取れた時などに報告にきてくれるのです。

それは良いのですが「多分〇〇に悩んでいてうちの〇〇サービスが合うと思うんですよね」と。

いやいや!行ってきたんかい!これから行くアポをとった段階でしょうよ!

しかもその話が長い!それって向こうが言ってたのかどうか聞いてみると一言もいていなくて全てが憶測でHPすらみていない。。。

今の時間なんだったんでしょうか。

憶測で伝えても「情報」にはなり得ません

それが毎回となると流石に辟易してしまいます。まずは行って話しましょう。

その前準備としてHPで事業内容や販売先、全国の事業所の有無など最低限でも調べて合いそうな自社サービスや製品をイメージしておく。

あとは実際話してみないことには悩みがどこにあるのかはわかりませんよね。

初回で決めようと意気込みすぎず、大事なのは次回への送りバントです。まずは信頼関係を構築しましょう

ただイメージすることはとても良いことなんです。

しかし不確定な情報を不明瞭な形で相手に伝えても何も共有ができないので相手にとってはその時間手を止めて聞いているのでストレスを与えかねません。

そこは「いついつにここの会社にアポが取れた」と必要な情報のみを簡潔に伝えましょう。

憶測の伝達はNO

正確な情報以外はNG!

まとめ

さて、ここまでで自分に当てはまって「ドキッ!」としたあなた!でも心配しないでください。

これらは意識一つでどうにでもできることなんです。

コミュニケーションには完璧な答えがないものです。そこに相手の性格や個性が絡んでくるから難しい!それは皆が悩んでいることでもあります。

だからこそチームそれぞれの性格だったり個性を日頃のコミュニケーションから掴んでおきましょう。

それぞれに個別の対応ができたら最強です👍

  • 伝えるべき項目を並べて最小限のワードボリュームで伝える。
  • 情報共有は明確な形で簡潔に伝える

この2つのポイントを押さえるだけで圧倒的に時間の短縮と確実な共有が実現できて、その分コア業務への時間ができ、実績に繋がる確率がグンとアップします。

週明けからできるこの方法で周りを出し抜いちゃいましょう!良質なコミュニケーションが取れるあなたへ、そのお手伝いをこれからもしていきますのでよろしくお願いします!

Kazutomo

コメント

タイトルとURLをコピーしました